Independientemente del sector industrial en el que se desempeñe un equipo de ingeniería, la forma cómo se organiza y gestiona la información de los proyectos es más o menos parecida y a la vez es de suma importancia. El ingeniero y gerente típicos manejan simultáneamente información sobre las especificaciones técnicas, estado del arte, diseño a detalle, fabricación o instalación del proyecto; a la vez de que se apoyan en herramientas administrativas, softwares de diseño, hojas de cálculo y editores de texto.
Más aún, con cada una de estas herramientas de trabajo digitales se lidia con una multidiversidad de formatos de archivos. Así las cosas, por cada proyecto están presentes archivos de Word, Excel, PDF, SolidWorks, AutoCAD, Inventor, CATIA, entre otros más de uso común. Estos archivos, además, se encuentran repartidos en varias carpetas del usuario, y las mismas no siempre están organizadas de acuerdo a alguna convención de procedimientos de la empresa.
Esta desorganización de la información puede desembocar en costos ocultos significativos. Considerando que los equipos de ingeniería trabajan de manera colaborativa a través del intercambio de archivos en una o varias carpetas compartidas en un servidor, uno de los problemas más comunes e importantes es tratar de descubrir la trazabilidad o historial de los documentos.
Sin un sistema informático que administre la información de ingeniería, los usuarios no sabrán exactamente quién está editando tal o cual documento. Los planos y diseños, por ejemplo, son documentos también, y todos en el equipo deberían saber cuándo fueron creados, cómo han sido ordenados, quién los está editando, quién los revisó y quién los envió al área de fabricación, producción o instalación. La información incorrecta puede conducir a costosos errores de fabricación, o a instalaciones o ensamblajes inapropiados que devienen en el retraso de los tiempos del proyecto y en el costo asociado a la corrección o recreación de los diseños.
Por consiguiente, se hace necesario y natural que el mismo sistema informático posea funciones para gestionar las versiones de los archivos. Un documento puede ser editado varias veces a lo largo de su ciclo de vida. Un plano de AutoCAD o Draftsgiht es creado, diseñado, revisado, rediseñado y revisado de nuevo. Un modelo 3D de SOLIDWORKS se diseña, se convierte automáticamente en un plano de varias vistas, se revisa y rediseña como en el caso anterior. Un informe escrito en Word es editado constantemente con cada palabra y párrafo que se agregue o borre. Una plantilla de cálculo de Excel cambia con cada valor nuevo agregado o borrado de sus celdas. En general, cuando un usuario guarda la información tras cada cambio, sobrescribe la nueva información sobre la antigua, estando siempre presente la versión más reciente del documento y perdiéndose así la versión anterior.
Se podría pensar que al guardar el documento con otro nombre (quizás versión 1, versión 2, versión 3, etc.) se puede contar con todas las versiones, desde las más antiguas hasta las más recientes, del documento en edición. Y es cierto. Pero el efecto multiplicador de tener varias versiones por documento, de todos los documentos de ingeniería editables, de todos los compañeros del equipo de ingeniería y hasta de otros departamentos de la empresa, es significativamente riesgoso, además de desorganizado. Es muy frecuente, de hecho, que se revise o apruebe un plano que correspondía a una versión incorrecta o desactualizada. Luego, cuando se fabrique el producto o se intente la instalación, ¿quién asumirá el costo de la equivocación? Estos costos pueden ser mucho más grandes que la inversión para prevenirlos a través de un sistema de gestión de datos del producto o PDM.
Otro problema recurrente es la tardanza en la búsqueda de información. Todos los documentos en un computador poseen al menos dos datos para ser buscados y localizados: el formato del archivo y el nombre del documento. No obstante, esa información es insuficiente para acceder rápidamente a algunos documentos o proyectos guardados. Desde el punto de vista de ingeniería, compras o almacén, sería importante poder encontrar los archivos a través de información adicional, como podría ser proveedor, números de parte, costo, material, ingeniero a cargo, número de revisión, fecha, entre otros datos más. Es posible, incluso, que esta información se encuentre en el contenido del documento (en un texto escrito o en el cajetín de los planos) y no explícitamente en el nombre del archivo, lo cual obligaría a que el usuario abra todos los archivos y los inspeccione uno por uno. Tan cierto y común es esto, que la corporación Dassault Systémes ha comprobado que aproximadamente el 20% del tiempo de ingeniería se malgasta en buscar documentos o en recrearlos si no se consiguen.
A estos datos adicionales que son necesarios para buscar los archivos con mayor eficiencia se les conoce como metadatos. De manera intuitiva, podría imaginarse que a un informe impreso o a una carpeta física llena de papeles se les pega una etiqueta o ficha que provee información adicional acerca del contenido. Este es el mismo principio digital de los metadatos en los sistemas PDM, y en realidad está muy bien logrado en el PDM Professional de SOLIDWORKS.
En efecto, el corazón de PDM Professional es la Tarjeta de Datos, la cual es literalmente una ficha digital que acompaña a cualquier documento o carpeta de los proyectos de ingeniería. Gracias a esta información adicional, los usuarios pueden buscar y localizar la información no sólo por nombre y tipo de archivo (como lo haría cualquier búsqueda de Windows) sino también a través de otros campos completamente personalizados de acuerdo con los requerimientos de la empresa.
Además de ello, PDM Professional es un sistema de gestión de datos que registra y organiza las diferentes versiones de los documentos (sin cambiar el nombre del archivo y sin recurrir al Guardar como…) evitando los documentos duplicados y los costosos errores de fabricación o instalación. Permite, también, la trazabilidad de cada uno de los documentos insertos en el ambiente PDM Professional —el cual no es más que una carpeta de Windows Explorer con permisos, visualización y seguridad especial—. Con dicha trazabilidad, se conoce con certeza quién creó cada documento, quién lo pasó a través del flujo de trabajo; quién lo editó, revisó, aprobó, fabricó y almacenó.
Esta solución puede integrarse a una herramienta de gestión de proyectos, SolidWorks Manage, la cual provee módulos específicos de planificación de proyectos en el tiempo, Diagrama de Gantt y ruta crítica, diagrama de procesos y gestión de tareas para cada usuario del equipo. En este sentido, ambas herramientas conformarían la solución completa de gestión de datos y proyectos dentro de la marca SOLIDWORKS. Habría que recordar que aun siendo soluciones de dicha marca, incluyen, sin problemas, la gestión de archivos de AutoCAD, Inventor, Microsoft Office o Microsoft Project.
Finalmente, los sistemas PDM Professional y SolidWorks Manage pertenecen a un ecosistema mucho más amplio de herramientas denominado 3DExperience, las cuales son desarrolladas directamente por Dassault Systémes. Esta plataforma ofrece soluciones más completas capaces de integrar a todos los departamentos de la empresa, no sólo al equipo de ingeniería. Estos sistemas integradores de todos los equipos son conocidos como PLM (Product Life Management), los cuales gestionan el ciclo de vida del producto desde su etapa conceptual de diseño hasta su fabricación y distribución, tomando en cuenta su integración con ERPs y otras plataformas.
Para alcanzar este punto de integración, por supuesto, la empresa debería tener un tamaño, necesidades y procesos bien definidos, a fin de que la implementación del PLM fluya sin mayores obstáculos; pero las organizaciones de tamaño y necesidades modestas perfectamente pueden iniciar sus mejoras empezando por la implementación de una gestión de datos con PDM, un posterior gestor de proyectos y después automatizar todo a través de un ERP y un PLM.
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